Küsimused ja vastused | Merit x Envoice

Envoice ja Merit Tarkvara ühise veebiseminari “Kuidas Envoice ja Merit Aktiva sinu raamatupidamise nutikamaks muudavad” jooksul tekkinud küsimused ja vastused.

Kuidas näeb välja pilditsatud arv lõpuks programmis? Kas intellekt võtab pildist kõik andmed ise?

• Kui programmi all peetakse silmas Merit Aktivat, siis näeb pildistatud arve seal välja täpselt samasugune nagu pilt ise. Robotdigimine SmartExtract otsib pildilt või PDF’ilt kõik raamatupidamiseks vajalikud andmed. Täpsem info digimise kohta siin

Kuidas täpselt läbi mobiilirakenduse arve Envoice jõuab?

• Läbi Envoice mobiilirakenduse lisatud pilt või PDF jõuab vastavalt valikule, kas Ostuarvena või Kviitungina (millest on vaja luua aruanne). Valiku teeb dokumendi pildistaja.

Millistes keeltes saab Envoice kasutada (interface)?

• Envoice kasutajaliides on eesti, inglise ja soome keeles.

Kui on välislähetusest tulnud kuludokument, kas siis peab kuluaruandesse käsitsi sisestama?

• Kõik dokumendid, sõltumata keelest ning päritolust saab lisada Envoice mobiilirakendusega pildistades, e-postiga saates või arvutist üles laadides. Sõltumata dokumendi saabumise viisist või dokumendi keelest/valuutast lähevad arved digiteerimisele.

Kuidas toimib välisvaluuta puhul?

• Envoice digiteerib kõik dokumendid originaalvaluutas (nagu dokumendil), kuvab Envoice keskkonnas nii originaalvaluutas, kui ka ettevõtte baasvaluutas ja edastab originaalvaluutas Merit Aktivasse koos valuutakursiga.

Kuidas toimib kinnitusring?

• Kõige lihtsam viis kinnitusringi nägemiseks on luua Envoice konto ja valida pakett Business.  Konto loomise ja prooviperioodi kasutamisega ei võta ettevõte endale ühtegi kohustust ja lahenduse sobivuse korral saab vormistada tasulise tellimuse. app.envoice.ee/desktop/user/register

Kus on näha koondarve esialgset vaadet Envoices?

• Kui koondarve all peetakse silmas näiteks e-arvena saabunud “Telia/Alexela/Eesti Energia vms” arvet, kus on palju arveridu, siis on kõige lihtsam viis selliste arvetega “mängimiseks” luua Envoice konto ja laadida käsitsi üles mõni e-arve. Konto loomise ja prooviperioodi kasutamisega ei võta ettevõte endale ühtegi kohustust ja lahenduse sobivuse korral saab vormistada tasulise tellimuse.

Mis on Envoice moobiliäpi nimi?

• Mobiiliäpi nimi on Envoice – Bills & Expenses.

Kuidas Envoices ostuarve sisselugemisel eristab kas tegemist kolmnurktehinguga või pöördmaksustavad tehinguga? Ühele tarnijal võib olla mõlemad variandid.

• Ostuarve digiteerimisel ei võeta arvesse, millise tehinguga tegemist on. Ostuarve digiteeritakse selliste andmetega nagu arvel kirjas. Tehingu sobivaks kirjendamiseks saate ise valida õiged raamatupidamiskontod ja käibemaksukoodid. Kogu arvele valitud konteeringu info edastatakse ka Merit Aktivasse.

Juttu oli konteerimismallidest, kus toimub kulude täpsustamine AI baasil. Kõrva jäi see, et seda saab teha e-arvete puhul. Kas PDF arvete või tšekkide/kviitungite puhul toimib see samamoodi?”

• Tehisintellekti abil toimub nii arveandmete digitaliseerimine, arveridadel olevatest kirjeldustest kokkuvõtte tegemine kui ka automaatne konteerimine. See toimib ühtemoodi kõikide dokumentidega sõltumata nende vormist (PDF, pilt või e-arve) või saabumise viisist.

Kas Envoice tuvastab topelt saadetud arved? Kas sel juhul saab hoiatuse?

• Jah, Envoice tunneb ära, kui samalt tarnijalt on saabunud mitu arvet sama kuupäeva, numbri ja summaga. Isegi kui kogu töövoog on automatiseeritud ja enamus arveid liigub Aktivasse automaatselt, siis duplikaate ei edastata automaatselt.

Kui mul on varasemalt tehtud juba konteeringu mallid, siis mis funktsioon on SmartRecordil? Kas ta aktiveerub ainult arvete puhul millel pole malli?

• Kui mõnele tarnijale on tehtud konteerimismall, siis SmartRecord ei rakendu.

Küsimus seoses kuluaruandega, mis tehtud firma kaardiga – kas need liiguvad ostuarvetesse kõik tsekid eraldi või siis ikka koondarvena?

• Jah, kuludokumendid, millele on märgitud makseviis “firmakaart”, isegi kui need on kõik koos ühel aruandel või ka samal aruandel koos töötajale hüvitatavate kuludega, siis Aktivasse saadetakse need ostuarvetena, iga tsekk eraldi ostuarvena. Selle põhjuseks on vajadus pidada tarnijapõhist kulude/KM arvestust ja anda võimalus siduda iga kulu konkreetse tehinguga pangaväljavõttel.

Kas saaksite näidata-rääkida ka müügiarvete väljastamise poolt Envoice’st?

• Kõige lihtsam viis müügiarvete mooduli proovimiseks on luua Envoice konto ja märkida paketivalikul lisateenus “Invoicing”. Konto loomise ja prooviperioodi kasutamisega ei võta ettevõte endale ühtegi kohustust ja lahenduse sobivuse korral saab vormistada tasulise tellimuse. app.envoice.ee/desktop/user/register

Väga sageli töötajad eksivad Envoices makseviisi määramisega – ehk nad panevad hüvitatava arve deebetkaardiga makstuka ja vatsupidi. Kuidas ja kus neid vigu raamatupidaja saab kõige lihtsamini parandada,kui kõik dokumendid lähevad Merit Aktivasse konteeritud kujul.

• Envoice ei suuda tuvastada, kas mõni kulu on tegelikult tasutud töötaja enda rahakotist või ettevõtte kaardiga. Seetõttu on töötajatel ka kohustus ja vastutus see kulu lisamisel märkida.  Samal põhjusel läbivad kuluaruanded ka ettevõtte raamatupidaja kontrolli enne kui need aktivasse edastatakse. Raamatupidajal on võimalus see aruanne töötajale paranduste tegemiseks tagastada või siis ise vead parandada.

Kas Envoices on võimalik määrata, et sinna saadetud arved lähevad automaatselt Merit Aktivasse?

• Envoice saab saata Merit Aktivasse ainult kandeid ehk konteeritud arveid. Seega peavad Envoice’i jõudnud arved saama konteeritud enne kui need saab edastada Aktivasse. Konteerimismalle ja teisi automaatikaid kasutades on võimalik saavutada olukord, et Aktivasse jõuab ca 90-95% arvetest ilma igasuguse käsitööta. Envoices käimist ei saa täielikult vältida.

PDF arvete digiteerimise puhul on vaja kasutada operaatori digimisteenust – mida see täpsemalt tähendab?

• PDF arvete digiteerimiseks sobib nii robotdigimine SmartExtract kui ka operaatori poolt valideeritud digimisteenus ExactExtract. Operaatori digimisteenus on eelduseks ainult juhul kui soovite kasutada arveridade põhist digiteerimist.

Kuidas toimib Envoice panga automaatne ühendamine ja maksete märkimine. Kui Envoices on loodud panga ühendus, kas Merit Aktivas siis ei pea otseühendust pangaga looma või kui on see juba loodud siis kas tuleks see katkestada? Kas Stripe ja Paypal kontodega saab otseühendust luua.

• Envoice’l on tänaseks loodud ainult ühendus Coop Pangaga. Meie info põhjal lubab Coop Pank samaaegset liidestust ka mitme süsteemiga.

Kui ettevõtte lõpetab tegevuse, kas Envoice keskkonnast saab alla laadida kõik ettevõtte ostuarvete/kuluaruannete algdokumendid?

• Kui ettevõte lõpetab Envoice tellimuse (sõltumata põhjusest) saab ta endale ka kogu dokumentide arhiivi.

Kuidas raamatupidamisbüroodes Envoice toimib? Kas iga ettevõte teeb endale Envoice või saab raamatupidamisfirma teha ühe lepingu?

• Kõige tavapärasem praktika Envoice’i kasutatavate raamatupidamisbüroode puhul on selline, et büroo teeb ise kõikidele klientidele Envoice konto ja haldab neid ise. Konto eest saavad tasuda nii büroo kui ka lõppklient ise. 

Arved/tšekid, mis on lähetusaruandes, kuid tasutud ettevõtte kaardiga, liiguvad Merit Aktivasse ostuarvete hulka (mitte kuluaruannetesse) – kas sellised ostuarved jäävad mingil viisil “seotuks” lähetusaruandega? Nt kui lähetusaruandel on ettevõtte kaardiga tasutud lennupiletid, mille alusel saab tõendada lähetuse algus- ja lõppkuupäeva, siis on oluline, et see oleks lähetusaruandes samuti nähtav.

• Jah, Envoices loodud aruandel jäävad nähtavaks ka kulud, mis on tasutud ettevõtte poolt ja on seotud aruandega (näiteks lennupiletid, mis on makstud reisibüroole) või on kasutaja poolt aruandele lisatud ning tasutud ettevõtte kaardiga (näiteks takso). 

Kuidas saan Envoice mobiiliäpis lisada uut ettevõtet? – Mul on konto olemas ja 1 ettevõte, kus olen kasutaja. Kuidas saan teise ettevõtte lisada? Mul pole ühtegi kohta seal.

• Envoice mobiilirakendus on mõeldud ainult kuludokumentide lisamiseks ja kuluaruannete loomiseks. Kõik teised kontoga seotud seadistused, sh. uute ettevõtete lisamine, toimub ainult Envoice veebirakenduses.

Kas müügiarve loomine läheb samamoodi digiteeritud ostuarve arvestusse ehk selle eest tuleks tasuda 0.15€?

• Jah, dokumenditasu rakendub nii sissetulevatele dokumentidele (ostuarved, kviitungid) kui ka väljaminevatele (müügiarved).

Kuidas toimida ettemaksudega / tellimustega? Hiljem saadab hankija makstud arve aga juba uue numbriga. Kuidas toimida, et need kaks asja üksteist üles leiaks?

• Ettemaksud/tellimuse kinnitused jne on igivana teema, millel ei ole veel head lahendust loodud. Oleme soovitanud klientidel kehtestada oma ettevõttesisene reegel, kumb dokument saab aluseks raamatupidamiskande loomiseks ja ignoreerida teist dokumenti.

Kas Envoices kasutaja, kes koostab müügiarveid, näeb seal ainult tema koostatud müügiarveid või kõikide kasutajate müügiarveid?

• Envoices on 2 erinevat roll, mis on mõeldud müügiarvete koostajatele. Ühel neist on laiendatud õigused, sh teiste müüjate poolt loodud arvete nägemise võimalus. Tavalisel müügimehe rollil on võimalus näha ainult tema enda poolt loodud arveid.